Minska antalet styrelseledamöter

[Xian]

Er valda styrelse är minsann handlingskraftig. Inte nog med att det hittats en ny lokal till föreningen, vi kommer dessutom att lägga fram ett nytt förslag till styrelsesammansättning på nästa årsmöte. Notera att detta inte kräver beslut på två varandra följande årsmöten, utan det räcker med majoritet på ett årsmöte för att fatta beslut i frågan.

Förslaget går ut på följande: Styrelsen ska reduceras. Att ha 8 personer i styrelsen i en förening som har ca 40-50 aktiva medlemmar känns något överdimensionerat. Därför anser vi att vi bör dra ner antalet styrelseledamöter till 5 stycken enligt följande sammansättning:
1 ordförande
1 sekreterare/vice ordförande/kansliansvarig
1 kassör/Trustenpresident
2 vanliga ledamöter

Med tanke på hur svårt det är att försöka få ihop en styrelse så bör detta underlätta framöver för valberedningen. Man behöver alltså bara hitta fem personer som kan tänka sig att göra något för DMF, varav två personer fortfarande egentligen bara kan glida med...

Det innebär alltså att vi slår ihop sekreterare och kansliansvarig (blir inte så hemskt mycket mer betungande för någon av posterna) samt kassör och Trustenpresident. L85 som är nuvarande Trustenpresident tycker också att det ska kunna fungera. Det för dessutom med sig den fördelen att vi slipper ha en massa olika kassor av pengar som hanteras av olika personer och där det ibland är svårt att avgöra om pengarna hamnat i rätt kassa. I stället tillhör alla pengar DMF och kassör/Trustenpresident kan fördela dem till de aktiviteter där de behövs.

I samband med det föreslår vi också att vi reducerar valberedningen till två personer, en sammankallande och en vanlig ledamot.

För att genomföra denna förändring behöver följande stadgar ändras:

§18 Extra årsmöte kan utlysas av ordföranden, tre styrelseledamöter eller minst 1/10 av medlemmarna. Anledningen till extra utlysande skall anges i kallelsen. Extrainkallat årsmöte är beslutsmässigt om minst 1/10 av medlemmarna är närvarande och alla är kallade.
ändras till
§18 Extra årsmöte kan utlysas av ordföranden, två styrelseledamöter eller minst 1/10 av medlemmarna. Anledningen till extra utlysande skall anges i kallelsen. Extrainkallat årsmöte är beslutsmässigt om minst 1/10 av medlemmarna är närvarande och alla är kallade.

§24 Styrelsen ska bestå av:
1 Ordförande
1 Sekreterare, tillika Vice ordförande
1 Kassör
1 Ledamot, tillika Kansliansvarig
1 Ledamot, tillika Trustenpresident
3 Ledamöter
ändras till
§24 Styrelsen ska bestå av:
1 Ordförande
1 Sekreterare, tillika Vice ordförande, tillika Kansliansvarig
1 Kassör, tillika Trustenpresident
2 Ledamöter

§31 Firmatecknare är Ordförande, Sekreterare/vice ordförande och Kassör. Dessa tecknar föreningens firma var för sig.
ändras till
§31 Firmatecknare är Ordförande, Sekreterare och Kassör. Dessa tecknar föreningens firma var för sig.

§33 Styrelsemöte hålles när ordförande, minst 3 styrelsemedlemmar eller revisorerna så önskar, dock minst ett styrelsemöte per halvår.
ändras till
§33 Styrelsemöte hålles när ordförande, minst 2 styrelsemedlemmar eller revisorerna så önskar, dock minst ett styrelsemöte per halvår.

§36 Det skall vid årsmötet väljas en ny valberedning. Valberedningens uppgift är att på nästa årsmöte lägga fram förslag på ny styrelse, revisorer och valberedning. Valberedningen skall bestå av 1 sammankallande valberedare och 2 ledamöter.
ändras till
§36 Det skall vid årsmötet väljas en ny valberedning. Valberedningens uppgift är att på nästa årsmöte lägga fram förslag på ny styrelse, revisorer och valberedning. Valberedningen skall bestå av 1 sammankallande valberedare och 1 ledamot.

Ändringen i punkt 31 är förstås bara kosmetisk, men det är onödigt att "vice ordförande" står med.

Några åsikter och synpunkter på detta förslag?

[Zegol]

Verkar vettigt.

[Mirwouk]

Jag håller fullständigt med Xian om att styrelsen i dagsläget är för stor.
Jag har dock ett motförslag som jag tror skulle göra saker lättare.

--------------------------------------------------

De tre första positionerna ska vara firmatecknare.

1. Ordförande
2. Vice Ordförande/Trustenpresident
3. Sekreterare/Kassör
4. Ledamot
5. Ledamot

I officiella dokument och i kontakt med till exempel myndigheter är det bättre att vara 'Vice Ordförande' än 'Trustenpresident'. Det är lättare att förstå vad det är och det låter också bättre för folk utanför DMF.

Det är också en klar fördel att den person som håller reda på protokoll, medlemsregister och ekonomi är samma person. Därför borde 'Sekreterare' och 'Kassör' vara samma position.

--------------------------------------------------

Nackdelen med att ha 'Kassör' och 'Trustenpresident' på samma position är först och främst att det placerar mycket ansvar och inflytande på samma person. Om denna person skulle fallera riskerar DMFs verksamhet att gå i stå. Om denna person skulle visa sig vara opålitlig riskerar DMF betydligt mer. Slutligen skulle det vara styrelsens absolut tyngsta position vad det gäller arbetsbörda. DMF har redan problem med att hitta personer villiga att ställa upp som kassör.

[Xian]

Mina synpunkter är följande:
1) att det inte följer normala standarder för hur en styrelse brukar se ut där sekreteraren alltid är vice ordförande och kassör är en annan person.
2) att jag som sekreterare inte alls någon koll på varken medlemsregister eller ekonomi, så jag ser inte det som någon mer naturlig kombination än Trustenpresident/kassör, där båda posterna har ansvar för de pengar som rör sig i föreningen.

Men rent arbetsbördemässigt är det kanske bättre som du säger.

[Mirwouk]

På SVEROKs sida om styrelseposter inom deras föreningar står följande under rubriken 'Sekreterare':
http://wiki.sverok.se/wiki/Styrelseposter

Det är även sekreteraren som ska se till att det finns ett medlemsregister för föreningen även om andra i styrelsen hjälper till med det dagliga.

Tyvärr står det också följande på sidan om standardstadgar under rubriken 'Styrelsen':
http://wiki.sverok.se/wiki/Standardstadgar

Föreningens styrelse består av ordförande, kassör och sekreterare. Vid behov kan även vice ordförande och extra ledamöter väljas. Samma person får inte ha flera poster i styrelsen.

Förutom medlemsavgifter är SVEROK vår enda inkomstkälla så om vi inte kan avvika från hur de vill att vår styrelse ska se ut, och samtidigt få bidrag, så får vi ha en alternativ lösning. Emellertid finns det inget som hindrar att Trustenpresidenten och Vice Ordföranden är samma person. Trustenpresident kan ju vara vad vi kallar vår Vice Ordförande. Det betyder förstås också att Trustenpresident är vad vi skulle kunna kalla vår Kassör. Jag vidhåller dock fortfarande att det inte är så många som kan tänka sig att bära de två hattarna. Jag skulle kunna övertalas till det men vi kan ju knappast ändra våra stadgar för att en av våra medlemmar samtycker till att vara ansvarig för både vår lokal och ekonomi.

[Zorg]

Varför har vi ens något som kallas trusten?

Att ta hand om vår lokal bör vara ett kollektivt ansvar inom både styrelsen och föreningen. Nu när vi har en så pass liten lokal tycker jag det är överflödigt och bidrar bara till förvirring och känslan av en stängd värld för nya medlemmar.

Att sen i praktiken ha någon lokalansvarig är en annan sak, nu när vi inte har ett stängt kansli så kan ju dessa poster förenas. Men det tycker jag vi inte bör nämna i stadgarna, då jag anser att lite mer "fria" stadgar underlättar på lång sikt när föreningen förändras.

[Zorg]

Men som vi har idag fungerar ju, min tanke var väl mer att officiellt ta bort just ordet Trusten men att den som i dagens ord är Trustenpresident istället är Vice Ordförande som har ett större ansvar för lokalen om styrelsen tycker det.

[Xian]

Du menar alltså följande?

1. Ordförande
2. Sekreterare/Vice Ordförande/Trustenpresident
3. Kassör
4. Ledamot
5. Ledamot

[Zorg]

Nej, mer att vi har antingen sex poster eller att vi tar bort en ledamot. Måste vi ha 2 stycken rena ledamöter?

[Xian]

Sekreteraren är vice ordförande, det är helt enkelt så det fungerar.

[Zorg]

Ja... Äsch, jag vet inte hur man ska göra. Jag tror det är ett misstag att öka arbetsbördan på sekreterare eller kassör, det är svårt nog att hitta någon att ställa upp som det ser ut idag.

[Mirwouk]

Hur skulle det vara med:

1. Ordförande
2. Sekreterare
3. Kassör
4. Vice Ordförande (Lokalansvarig) "Trustenpresident"
5. Ledamot

Enligt svensk föreningslag kan en vice ordförande väljas bland folk som är utanför ordinarie styrelse, men det vanligaste är att den väljs bland ordinarie ledamöter (som inte är ordförande). Den personen kan förstås vara sekreteraren men måste inte vara det.
Enligt Nordea kan även personer som inte är firmatecknare, så länge de har en fullmakt, ha tillgång till kontot om det nu är så att vi vill att vår lokalansvarig ska ha lättare att komma åt pengarna.